Plataforma de SC que elimina o papel da esfera pública chegou a todas as regiões do Brasil

Atualizado

Este conteúdo é oferecido por 1Doc, a plataforma da Softplan que está tornando os processos mais eficientes nas prefeituras do Brasil. Se você trabalha com gestão pública e quer receber um diagnóstico da gestão no seu município, clique aqui e descubra como a ferramenta pode aumentar a eficiência e transparência na sua cidade.

Plataforma 1Doc entrega soluções para a eficiência na administração pública – Foto: Divulgação/1Doc

A substituição do papel pelo trâmite online de documentos é uma demanda urgente do setor público. Atenta a essa necessidade, uma empresa catarinense desenvolveu uma ferramenta que oferece soluções aos gestores públicos. A plataforma que já está presente em centenas de municípios foi criada por Jéferson Castilhos, 44 anos, e Jaison Niehues, 33 anos.

Entre memorandos e documentos oficiais, a dupla que trabalhava na prefeitura de São José, na região metropolitana de Florianópolis, percebeu que o vai e vem de papel é o principal causador de morosidade nas estruturas administrativas de governo. Em busca de uma solução, fundaram uma startup com tecnologia voltada para a eficiência.

O projeto-piloto foi lançado em dezembro de 2014 com a oferta de serviço de comunicação interna para servidores públicos. No ano seguinte, os dois conseguiram fechar negócio com os primeiros clientes em Santa Catarina.

“Tínhamos que convencer que o papel poderia ser substituído por uma plataforma, e que essa plataforma era segura, até aí embora complexo, tudo normal, mas o problema era convencer que a plataforma era a 1Doc, pois na época éramos em 2 pessoas, e não tínhamos a exposição que temos hoje”, diz o fundador da 1Doc Jéferson Castilhos.

“Focamos muito em estatísticas de benefícios reais que a plataforma traz e em relatórios de gestão e convidamos os interessados a visitarem onde a plataforma funcionava. Assim fomos criando a cultura dentro da 1Doc de excelência, onde a satisfação dos clientes atuais iria trazer naturalmente novos clientes”.

Ainda no ano de 2015, novos serviços foram incorporados à plataforma. Além de comunicação interna para prefeituras, a ferramenta também passou a oferecer ouvidoria, protocolo e o trâmite de processos online com armazenamento dos documentos na nuvem.

“O processo de desenvolvimento seguiu a metodologia go-horse, ou seja, inúmeras madrugadas, café e energético para conseguir tirar as ideias da mente e colocar em código”, diz o programador e fundador da 1Doc Jaison Niehues.

“Eu programava de madrugada e enviava reports sobre novidades e melhorias e pela manhã, o Jéferson validava e as aplicava nos clientes/usuários que tínhamos até então. Isso aconteceu praticamente de 2014 a 2017”.

Na medida que a ferramenta ficou mais robusta, a dupla passou a ampliar a carteira de clientes. Com os feedbacks dos contratantes, a plataforma foi aprimorada. Apesar da ampliação das funcionalidades, Niehues focou em manter a facilidade no uso com uma navegação intuitiva.

“Sempre fui movido a desafios, nunca gostei de fazer coisas fáceis que não representassem uma saída da zona de conforto. A 1Doc foi um destes desafios! Uma plataforma que consegue resolver diversos problemas e altamente complexa no back-end, mas para o usuário final são apenas telas para serem preenchidas com 4 simples ações: enviar, responder, encaminhar e resolver”.

Com um ano de atuação, a plataforma já tinha sido incorporada em 15 prefeituras que tiveram números expressivos: mais de 2.500 usuários utilizando o serviço, cerca de R$ 100 mil reais em economia de papel com 1,5 milhão de documentos que tramitaram online e não precisaram ser impressos.

O crescimento rápido chamou a atenção na imprensa. A plataforma foi destaque de veículos de comunicação em Santa Catarina e em outros estados. Em 2016, Jéferson e Jaison adicionaram mais funcionalidades ao sistema com a incorporação de assinatura digital aos documentos.

No ano seguinte a plataforma conquistou o primeiro cliente no nordeste do país com a contratação do serviço pelo município de Petrolina, em Pernambuco, fechando o ano de 2017 com mais de 20 clientes.

Investimento da Softplan

O diretor de Inovação na Softplan Guilherme Tossulino (no centro) e os fundadores da 1Doc Jéferson Castilhos (E) e Jaison Niehues (D) – Foto: Divulgação/1Doc

As características da 1Doc despertaram o interesse de uma das maiores empresas de software do país. “Um dos pontos principais foi a capacidade e competência dos fundadores de fazer a empresa crescer e se desenvolver. Vimos no Jéferson e no Jaison um mix de competências e complementaridades que nos deixou seguros em avançar”, diz o diretor de Novos Negócios da Softplan Guilherme Tossulino, que apostou na 1Doc com um investimento para a empresa escalar a produção em 2018.

“Pudemos maximizar todas nossas ações de marketing e crescer o time, trazendo profissionais especializados que agregam muito em nosso dia a dia. Um outro ponto importante é o peso do nome Softplan, que traz muita tranquilidade para grandes clientes, ou seja, existe uma organização gigante e consolidada dando todo o apoio a 1Doc”, diz Castilhos.

Com a possibilidade de escalar a produção, a 1Doc passou a investir em eventos para disseminar a ideia de eficiência na gestão pública a partir do fim do uso do papel.

“A 1Doc tem muito potencial de crescimento e o mercado público precisa se modernizar e, literalmente, acabar com o papel. A 1Doc é sem dúvida uma solução excelente para resolver esse problema e acreditamos que podemos crescer muito nos próximos anos com novos clientes e aprimoramento do produto. Há espaço para avançarmos em outros mercados, inclusive no privado”, diz Tossulino.

“Podemos ser líderes absolutos nesse mercado de prefeituras por termos saído na frente da concorrência, por termos uma massa de clientes que nos reconhece e endossa e, principalmente, pela nossa qualidade e capacidade e entrega”.

Em 6 anos de atuação, a plataforma já entregou soluções em todas as regiões do país. Santa Catarina apresenta o maior número de adeptos da plataforma, seguido de São Paulo e Paraná.

Os diferenciais da 1Doc

No meio público, os atos administrativos necessitam seguir um rito que em muitos casos envolvem diversas secretarias do governo. A comunicação entre setores precisa ser feita de forma oficial e todos os atos precisam ser formalizados. A 1Doc desenvolveu um sistema que respeita a oficialidade dos atos e ao mesmo tempo consegue agilizar o andamento dos processos.

A ferramenta permite que o trâmite dos processos ocorra de forma online, o que garante eficiência na resolução das demandas e economia com a eliminação do uso do papel na esfera pública.

O sistema promove comunicação instantânea entre a equipe onde todos sabem quem leu a demanda e quem está tomando providências. O mesmo vale para o cidadão que recebe a informação de que o servidor está dando encaminhamento ao pedido, o que confere transparência aos atos de gestão.

A 1Doc é líder em serviços de comunicação interna, atendimento e gestão documental para os municípios. Quer descobrir como a 1Doc pode revolucionar a gestão de processos na sua cidade? Clique aqui e receba um diagnóstico gratuito.

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